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Datenschutzerklärung
Datenschutzinformationen der Otto (GmbH & Co KG), Werner-Otto-Str. 1-7, 22179 Hamburg
In den nachfolgenden Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die durch die Otto (GmbH & Co KG), Werner-Otto-Str. 1-7, 22179 Hamburg („OTTO“ und/oder „wir“ und/oder „Verantwortlicher“) durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG 2018) im Kontext der Durchführung des 360 Grad Feedbacks.
Bitte lesen Sie sich unsere Datenschutzinformationen aufmerksam durch. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu unseren Datenschutzinformationen haben, kontaktieren Sie uns gern unter datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Diese Datenschutzinformationen gelten für die Datenverarbeitung durch die
Otto (GmbH & Co KG)
Werner-Otto-Straße 1-7
22179 Hamburg Deutschland
Telefon: 040 - 3603 3603
E-Mail-Adresse: executive-development@ottogroup.com
vertreten durch den/die Geschäftsführer:
Alexander Birken (Vorsitzender)
Dr. Marcus Ackermann
Sergio Bucher
Sebastian Klauke
Petra Scharner-Wolff
Kay Schiebur
für die Durchführung des 360 Grad Feedbacks.
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den/die betriebliche(n) Datenschutzbeauftragte(n) des Verantwortlichen können Sie unter
Otto (GmbH & Co KG)
Werner-Otto-Straße 1-7
22179 Hamburg Deutschland
E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
erreichen.
3. Feedbacknehmer*innen: Teilnahme an 360 Grad Feedback
3.1 Durchführung des 360 Grad Feedbacks
Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 Abs. 2 DSGVO.
3.2 Harrison Assessment
Im Rahmen des Executive Development führt der/die Feedbacknehmer*in Harrison Assessment eine persönliche Standortbestimmung durch.
Zu diesem Zweck wird im System des Harrison Assessment eine ID-Nummer erstellt, deren Zuordnung zu Deinem Namen bei FI-PK in einem speziell geschützten Daten-Ordner vermerkt wird. Im Übrigen werden im System des Harrison Assessment ausschließlich Antwortdaten erhoben und gespeichert - nicht der Ergebnisbericht.
Der Erhebung, Verarbeitung sowie Nutzung und Speicherung zu personenbezogenen Daten in dem beschriebenen Rahmen wird eingewilligt. Rechtsgrundlage ist daher Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Die Daten werden systemseitig automatisch nach 5 Jahren gelöscht, eine Löschung der Daten kann aber jederzeit früher verlangen.
Die Ergebnisberichte erhalten Feedbacknehmer*in, Führungskraft/ Vorstand und FI-PK vor dem persönlichen Auswertungs- bzw. Entwicklungsgespräch. Diese werden in keiner weiteren Form außerhalb des Loungebereichs gespeichert, genutzt oder verarbeitet, insbesondere an keine anderen Stellen weitergeleitet. Die Ergebnisberichte werden nicht für Bewertungs- oder Auswahlprozesse genutzt.
4. Feedbackgeber*innen: Teilnahme an 360 Grad Feedback
Mit der Online-Plattform HRinstruments (Software as a Service) werden im Rahmen verschiedener Feedbackformate personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Die konkrete Datenverarbeitung ist in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) geregelt. Diese beinhaltet, dass HR Instruments sämtliche personenbezogene Daten ausschließlich auf Weisung und zu Zwecken von Otto verarbeitet. Bei HRinstruments handelt es sich um einen deutschen Softwareanbieter mit Serverstandort in München. Die wichtigsten Informationen vor dem Hintergrund der Durchführung des 360 Grad Feedbacks sind im Folgenden zusammengefasst.
4.1 Art der Verarbeitung
Mit der Online-Plattform HRinstruments wird das Feedback Format 360 Grad Feedback durchgeführt und ausgewertet. Hierbei werden die Meinungen der Otto Group Mitarbeitenden zu verschiedenen Themen eingeholt und Maßnahmen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses abgeleitet.
Das von HRinstruments zur Verfügung gestellte Online-System speichert die Daten in pseudonymisierter Form. Die Auswertung der erhobenen Daten erfolgt danach in anonymisierter Form. Die Ergebnisse werden der Otto Group ausschließlich in aggregierter Form unter Berücksichtigung einer Auswertungsuntergrenze ab drei Rückmeldungen je
Feedbackgebergruppe (Ausnahme Führungskraft) zur Verfügung gestellt. Somit ist kein Rückschluss auf die Antworten einzelner Mitarbeitender/Teilnehmender möglich. Otto Group Mitarbeitende haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Rohdaten der Befragungsergebnisse. Daneben erhält der Feedbacknehmer zu keinem Zeitpunkt eine Rückmeldung, wer tatsächlich an der Befragung teilgenommen hat und welche Bewertung durch die jeweiligen Feedbackgeber*Innen gegeben wurde.
4.2 Zweck & Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Teilnahme an der Befragung ist die einer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Die Teilnahme an dem 360 Grad Feedbacks ist absolut freiwillig und kann zu jedem Zeitpunkt durch eine Mail an executive-development@ottogroup.com widerrufen werden. Sofern Sie an diesem nicht teilnehmen, hat dies keine Konsequenzen oder ähnliche Folgen für Sie. Mit der freiwilligen Teilnahme willigen Teilnehmende in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des 360 Grad Feedbacks ein.
4.3 Erhobene Daten
Folgende Daten werden an HRinstruments im Rahmen der Durchführung des Feedbacks übertragen:
- Personenstammdaten (Name, E-Mail etc.)
- Organisationsdaten (organisatorische Zuordnung, Funktion im Unternehmen, Vorgesetzte etc.)
Die übermittelten Daten werden ausschließlich zur Durchführung der Feedbackformate sowie zur Erstellung der aggregierten und anonymisierten Auswertungen verwendet.
Folgende weitere Daten werden direkt in der Online-Plattform HRinstruments erhoben:
- Nutzungsdaten (Login Zeiten; besuchte Internetseiten; Zeiten, wann der Fragebogen zum ersten Mal begonnen, zuletzt bearbeitet und abgeschlossen wurde) (für Support-Zwecke hat ausschließlich HRinstruments als Super-Admin Zugang zu diesen Informationen)
- Antworten der Teilnehmenden (werden pseudonymisiert gespeichert)
4.4 Empfänger*innen der Daten
HRinstruments hat als Super-Admin Zugriff auf alle erhobenen Datenkategorien. Mitarbeiter*Innen der Otto Group haben als Admin nur Zugriff auf Personenstamm- und Organisationsdaten.
Antworten der Teilnehmenden werden Otto Group-Mitarbeitenden (Admins und Führungskräften) ausschließlich in aggregierter und anonymisierter Form zur Verfügung gestellt.
Aus Datenschutzgründen werden nur als Gruppen zusammengefasste Aussagen von mindestens drei Personen herangezogen. Aus den Antworten kann daher keinerlei Rückschluss auf einzelne Personen gezogen werden.
4.5 Dauer der Speicherung & Löschfristen
Personenbezogene Daten werden 24 Monate nach Befragungsende anonymisiert. Die aggregierten anonymen Ergebnisse der Befragung werden nach 5 Jahren gelöscht. Individuelle Personenstammdaten werden gelöscht so bald Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
5. Ihre Rechte
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns stehen Ihnen Betroffenenrechte zu. Sie haben z.B. das Recht, Auskunft im Hinblick auf die über Sie durch uns gespeicherten Daten geltend zu machen. Auch können Sie gegenüber uns erteilte Einwilligungen widerrufen und Widerspruch gegen einzelne Datenverarbeitungen einlegen. Sie haben des Weiteren das Recht, dass unrichtige Daten korrigiert werden und können von uns verlangen, Ihnen bestimmte Daten in einem gängigen elektronischen Format zu übermitteln. Außerdem haben Sie ein Recht auf Löschung der durch uns über Sie gespeicherten Daten. Bitte beachten Sie diesbezüglich, dass wir aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sein können, trotz der Geltendmachung Ihres Rechts auf Löschung die Daten weiterhin zu speichern.
Ihre Rechte im Einzelnen
Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten (Artikel 15 DSGVO), insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, verlangen;
- das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten (Artikel 16 DSGVO);
- das Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Artikel 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen oder andere gesetzliche Pflichten bzw. Rechte zur weiteren Speicherung von uns einzuhalten sind.
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Artikel 18 DSGVO), soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen; der Verantwortliche die Daten nicht mehr benötigt, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Artikel 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO), d.h. das Recht, ausgewählte bei uns über Sie gespeicherte Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format übertragen zu bekommen, oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
Die zuvor genannten, Ihrerseits gegenüber uns zustehenden Rechte, Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit oder Ihr Recht auf Auskunft können Sie unter executive-development@ottogroup.com geltend machen.
Stand: Februar 2022